仕事を素早く行うコツ

仕事が遅くてダメな自分

お盆休みが終わり、セカンドステージが始まろうとしている。思えば、４月からの４ヶ月間、私は仕事がとても遅く、常に追われている感じでいっぱいだった。精神状態があまりよくなく、当然ながらクォリティやクリエイティビティが低く、終わってみれば、苦労した割には報われていないような感じだ。そこで、もう一度、仕事のとらえ方を一から見直し、セカンドステージではぜひとも余裕をもって仕事を行い、クォリティの向上やクリエイティビィに満ちた結果を出したい。

仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか?

 上記の書籍をもとに、引用したりまとめたりしたものが下記の内容になる。したがって、本の内容にかなり近いものがある。

仕事は、準備と作業、表現の３段階である

膨大で多岐にわたる仕事を、タスクに分け、時間管理をシビアに行うことで、効率よく仕事をしたい。タスクに分けるためには、下記のルーティンで段取りを行うと良いと考えた。

準備

1. ゴールを決める。
2. プロジェクト全体を細かい工程に徹底的に分解し、それぞれをタスクとして所要時間を見極める。
3. その中でも特に時間のかかる、大変なタスクを見極める。
4. 同僚や他の部署、他の作業に依存してしまうタスクを見極める。
5. 段取り（順番）を決める。

 作業

完璧を求めず、合格点を見極める。仮に、20点で良いものであれば、23点くらいを狙うことで、印象を良くする。

1. 一発で合格点をもらえるようにする。数字等、間違えてはいけない要素については、たとえ20点の仕事であっても正確に記述する。
2. 無駄を省き、使える道具やアイデア、人はどんどん使う。キーボードショートカット等の小技も使いこなす。一つ一つがわずか数秒のムダでも、積もれば膨大なものになる。
3. 期限をオーバーしてしまうときには、必ず期限の再設定をする。失敗してしまったものは仕方が無い。大事なのは、1回の失敗だけに止められるかどうかだ。

 表現

1. 依頼者やクライアント等、自分以外はすべて顧客だと考え、満足してもらえるような気遣いを忘れない。

 仕事は、初動のスピードが肝心だ

• ５時間かかる仕事を、５時間分確保してから取りかかるのでは遅い。

 終わりに

次回は、タスクをスケジュールに落とし込むためのツールやテクニックについて、考えていきたい。